Nazwa:

Wydział Organizacyjny

Adres:

ul. Bytomska 84

41-940 Piekary Śląskie

parter - p. 04, 10, II pietro - p. 212-213, III pietro-p.304

Kontakt:

Tel. 32/3939411, 32/3939325, 32/3939383,  32/7761482, 32/3939380, 32/3939430

Zadania:

jak w regulaminie organizacyjnym

Naczelnik:

Sebastian Dobosz

 

Wydział Organizacyjny

Do zadań, kompetencji i obowiązków Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

 

Referat Organizacyjny

1)       tworzenie i aktualizacja regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta,

2)       prowadzenie rejestru dokumentów związanych ze stanem prawnym jednostek organizacyjnych Miasta (statuty, regulaminy),

3)       prowadzenie rejestru dokumentów związanych z udziałem Miasta w związkach i porozumieniach,

4)       prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz koordynowanie spraw w tym zakresie,

5)       prowadzenie rejestru przyjęć stron oraz koordynowanie spraw w tym zakresie,

6)       prowadzenie rejestru listów mieszkańców oraz koordynowanie spraw w tym zakresie,

7)       prowadzenie rejestru zarządzeń Prezydenta,

8)       prowadzenie rejestru decyzji i poleceń służbowych,

9)       prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Prezydenta, pracownikom Urzędu i kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych,

10)   prowadzenie rejestru upoważnień do przetwarzania danych osobowych,

11)   prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zewnętrznych, w tym rejestru kontroli,

12)   obsługa kontroli zewnętrznych,

13)   nadzór nad realizacją wniosków pokontrolnych,

14)   prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej, w tym prowadzenie rejestru wniosków oraz decyzji odmawiających udzielenia informacji,

15)   udostępnianie dokumentacji do prac naukowych,

16)   prowadzenie dokumentacji związanej ze współdziałaniem z jednostkami zewnętrznymi i komórkami Urzędu,

17)   prowadzenie biura rzeczy znalezionych,

18)   organizowanie służby przygotowawczej,

19)   prowadzenie spraw związanych z używaniem herbu i hejnału Miasta,

20)   współpraca z instytucjami i organizacjami,

21)   kontakt z organami ścigania i wymiarem sprawiedliwości,

22)   prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi,

23)   koordynowanie spraw związanych z Głównym Urzędem Statystycznym,

24)   prowadzenie spraw z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej,

25)   prowadzenie spraw związanych z petycjami,

26)   prowadzenie rejestru czynności przetwarzania,

27)   prowadzenie rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora,

28)   rozpatrywanie wniosków:

a)      o sprostowanie danych,

b)      o usunięcie danych,

c)      o ograniczenie przetwarzania,

d)      o przeniesienie danych,

e)      o wyrażenie sprzeciwu.

 

Referat Gospodarczy

1)       planowanie budżetu administracji,

2)       sporządzanie harmonogramu wydatków w rozbiciu na miesiące, działy, rozdziały i paragrafy,

3)       realizacja budżetu Miasta z zakresu zadań zleconych, powierzonych przez:

a)       Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach Gminie Piekary Śląskie,

b)      Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach Powiatowi Piekary Śląskie,

4)       opisywanie i zatwierdzanie faktur pod względem merytorycznym w zakresie zadań Wydziału Organizacyjnego,

5)       prowadzenie ksiąg inwentarzowych oraz gospodarka środkami trwałymi Urzędu,

6)       obsługa centrali telefonicznej,

7)       administrowanie budynkami Urzędu, planowanie i zlecanie inwestycji i remontów z tym związanych,

8)       zapewnienie właściwej estetyki oraz utrzymanie porządku i czystości w budynkach Urzędu,

9)       przygotowywanie materiałów do przetargów w ramach budżetu administracji,

10)   zlecanie ogłoszeń do mediów,

11)   prowadzenie gospodarki materiałowej dla potrzeb Urzędu,

12)   prowadzenie spraw dotyczących tablic urzędowych, informacyjnych oraz pieczęci,

13)   zgłaszanie pracowników na różnego rodzaju kursy i szkolenia,

14)   wydawanie i rejestracja kart drogowych i ich rozliczanie,

15)   prowadzenie rejestru poleceń wyjazdu służbowego dla pracowników Urzędu,

16)   rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych,

17)   sporządzanie dokumentacji dotyczącej przyznawania ryczałtów samochodowych dla pracowników Urzędu Miasta,

18)   wydawanie legitymacji służbowych.

 

 

Kancelaria ogólna

1)       przyjmowanie, wysyłanie, rejestracja, segregacja oraz przekazywanie korespondencji,

2)       prowadzenie biura podawczego,

3)       rejestracja faktur przychodzących do Urzędu,

4)       wydawanie druków wniosków urzędowych,

5)       informowanie o wysokości opłat za podstawowe dokumenty urzędowe,

6)       prowadzenie Punktu Informowania Mieszkańców,

7)       udostępnianie aktów prawnych,

 

Archiwum Zakładowe

1)       przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych,

2)       prowadzenie ewidencji dokumentacji oraz jej przechowywanie i zabezpieczanie,

3)       udostępnianie dokumentacji,

4)       przekazywanie materiałów archiwalnych kategorii „A” do archiwum państwowego,

5)       inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”,

6)       opracowywanie rocznych sprawozdań dotyczących wykonanych czynności,

7)       prowadzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt i rozszerzeń dotyczących tego dokumentu.